9 มารยาทการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษให้ดูโปรอย่างรวดเร็ว

February 18, 2016

 

      การเขียนอีเมลภาษาอังกฤษให้เหมาะสมในเชิงธุรกิจไม่มีสอนในมหาวิทยาลัยทั่วไป หรือมีก็มักจะเป็นเรื่องของการวางรูปแบบอีเมลว่าควรใช้คั้นหน้าเท่าไหร่ คำขึ้นต้น คำลงท้าย ส่วนเรื่องมารยาทในการเขียนมักจะไม่ได้สอดแทรกเอาไว้ ทำให้หลายครั้งของการสื่อสารด้วยอีเมลไม่มีประสิทธิภาพเต็มที่ สำหรับคนทำงานที่ไม่เคยเรียนเรื่องการเขียนอีเมลมาแต่เมื่อจำเป็นต้องเขียนสามารถนำ 10 เทคนิคด้านล่างไปใช้ได้ทันที รับรองผู้รับจะคิดว่าคุณเป็นนักบริหารระดับสูงเพราะตอบโต้อีเมลธุรกิจได้อย่างมืออาชีพ

9 เทคนิคที่ต้องรู้

 
#1. ให้ใส่หัวเรื่อง E-mail Subject

ควรสื่อความหมายในเนื้อหาบางอย่างต่อผู้อ่านเสมอ ต้องไม่ใช่แค่คำว่า "Hi" หรือ "Important!" หัวเรื่องแบบนี้น่ากลัวค่ะ อาจทำให้ระบบอีเมลคิดว่าเป็น spam โยนอีเมลเราไปไหนไม่รู้ทำให้ไม่ถึงผู้รับ   แต่ต้องเป็น "Important – new IT policy" 

 


#2. เปิดด้วยประเด็นหลัก

ใส่ประเด็นหลักที่ต้องการไว้ในประโยคเปิดเรื่อง เพราะผู้อ่านส่วนใหญ่จะอ่านแบบสแกนข้อความ ไม่อ่านอีเมลยาวๆ  ตัวอย่างประโยคภาษาอังกฤษที่ระบุวัตถุประสงค์ชัดๆไปไม่อ้อมค้อมเช่น

          I’m writing to XXXX. ฉันเขียนมาเพื่อ

          I am writing with regard to XXXX   ฉันเขียนมาเกี่ยวกับ

 

          ถ้าต้องมีการอ้างอิงถึงวันเวลา หรือเรื่องที่เคยคุยกันไว้ก่อน

  • With reference to your email of [date], I would like to bring the following to your attention.

 

  • As a follow-up to our phone call this morning, I would like summarise the key issues.

 

  • Re the question you raised in your previous email, please find my explanation below.

 

  • Following our meeting on [date] / in [place], please find below a summary of the points we discussed.

 

  • In reply to your query regarding XXXX, I would like to make the following points.

 

#3 ห้ามใช้อักษรตัวใหญ่ทั้งหมด

การใช้อักษรตัวใหญ่ทั้งหมดหรือที่เรียกว่า CAPITALS ในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษถือเสมือนว่าคุณไปตะโกนดังๆใส่หน้าเขา ซึ่งคนไทยเราอาจไม่เข้าใจวัฒนธรรมในจุดนื้เพราะตัวอักษรไทยเราไม่มีตัวเล็กตัวใหญ่ คนไทยใช้ CAPITALS อาจเพราะต้องการเน้นความสำคัญ กันผู้อ่านลืม บางอีเมลที่เคยเห็นต้องการเน้นมากมีทั้ง CAPITALS ขีดเส้นใต้ และไฮไลท์สี คนอ่านเวียนหัวเลยค่ะ

 

 
#4 หลีกเลี่ยงคำย่อ

กฎพื้นฐานเลยค่ะให้หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาพูด (คำย่อ และตัวย่อ) คุณอาจจะใช้คำอย่าง ฮ.ก.ต.พ. (ฮากระจายตะกายพื้น) ได้ แต่ผู้อ่านของคุณคงได้แต่สงสัยว่า อ.ร.ว.น. (อะไรวะนั่น)  การเลี่ยงคำย่อนี่รวมถึงการใช้คำในภาษาแชทด้วยค่ะ เช่น PLZ (please) BTW (by the way)

แต่ถ้ารู้จักกันแล้วและอยู่ในอุตสาหกรรมเดียวกันการใช้อักษรย่อที่เป็นที่เข้าใจในวงการก็สามารถทำได้ค่ะ เช่นในวงการการทำมาตรฐานระดับสากลตัวย่อ ISO คงไม่มีใครตีความไปเป็นอื่นนอกเสียจาก International Organization for Standardization

 

 

#5 เขียนให้กระชัดและสุภาพ
หากข้อความของคุณเยิ่นเย้อมากกว่า 2 หรือ 3 ย่อหน้า ให้หาทางลดมันลง หรือใช้วิธีแนบไฟล์ แต่ไม่ว่ากรณีใดๆก็ตาม ห้ามใช้คำในลักษณะบังคับหรือสั่ง


#6 อย่าลืม "กรุณา" หรือ "ขอบคุณ"

สองคำสุภาพนี้ต่างชาติใช้กันมากไม่ว่าจะพูดหรือเขียน เพราะถือว่าสุภาพแสดงความอ่อนน้อมถ่อมตน ประโยคอย่าง และที่สำคัญควรใช้ด้วยความจริงใจ เคยไหมคะได้รับคำว่า thank you แต่อ่านจนจบประโยคเหมือนโดยกระแนะกระแหน  ตัวอย่างประโยคเช่น


"Thank you for understanding why afternoon breaks have been eliminated”

“ขอบคุณที่เข้าใจว่าทำไมเวลาพักในช่วงบ่ายถึงได้ถูกตัดออก” อ่านดูแล้วรู้สึกได้ถึงโทนเสียงที่ดูเจ้าระเบียบ และคิดเล็กคิดน้อย ซึ่งเป็นอะไรที่ขัดกับ “Thank you” ที่ขึ้นต้นประโยคมา

 


#7 ลงท้ายด้วยชื่อและข้อมูลติดต่อ

อย่าลืมค่ะ เขียนมาซะสวย แต่ไม่มีชื่อว่าเป็นใคร มาจากไหน กลายเป็นพระเอกที่ตายตอนจบซะนี่  บล็อคลายเซ็นต์ ควรมีข้อมูลเพียงพอสำหรับการติดต่อ ส่วนใหญ่จะประกอบไปด้วย ชื่อ ตำแหน่ง บริษัท เบอร์โทรศัพท์ อ้อถ้าจะใส่รูปโลโก้บริษัท ก็ควรลดขนาดไฟล์รูปภาพให้เล็กลงด้วยค่ะเพราะจะเสียเวลาในการโหลด 


#8 ตรวจทานก่อนส่ง

ทำการแก้ไข และพิสูจน์อักษรให้ดีก่อนกดปุ่ม "ส่ง" คุณอาจจะคิดว่าตัวเองยุ่งเกินกว่าที่จะมาใส่ใจทำสิ่งเล็กน้อยแบบนี้ แต่ผู้อ่านก็อาจจะคิดว่าคุณเป็นขาดความใส่ใจ เสียภาพพจน์มืออาชีพหมด  มีหลายๆคนที่พลาดในการกดปุ่ม “ส่ง” เช่นกดคีย์บอร์ดผิดเขียนยังไม่จบก็ไปซะแล้ว แนะนำอย่างแรงให้ร่างข้อความที่จะส่งในโปรแกรม word ก่อนจะดีที่สุดค่ะ เมื่อตรวจทานคำผิด หรือโทนภาษาที่จะใช้แล้วถึงค่อยทำกระบวนการ C&P (copy and paste)

 


#9 ตอบกลับทันทีถ้าด่วน

ท้ายที่สุด ให้ตอบกลับข้อความที่ดูซีเรียสโดยทันที ถ้าคุณต้องการเวลามากกว่า 24 ชม. เพื่อรวบรวมข้อมูล หรือทำการตัดสินใจ ก็ให้ตอบกลับด้วยข้อความโดยสรุป เพื่ออธิบายสาเหตุที่ทำให้เกิดการล่าช้า โดยเฉพาะงานบริการที่ต้องแก้ไขข้อร้องเรียนที่ลูกค้าแจ้งมา

 

Please reload